Im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit unseren Lieferanten und Kunden verarbeiten wir personenbezogene Daten, die zur Durchführung und Abwicklung unserer geschäftlichen Zusammenarbeit erforderlich sind.

I. VERANTWORTLICHER FÜR DIE DATENVERARBEITUNG IST:

VOLLMER WERKE Maschinenfabrik GmbH
Ehinger Straße 34
88400 Biberach / Riß
Deutschland
Tel.: +49 (0) 7351 / 571 - 0
Fax: +49 (0) 7351 / 571 - 130
E-Mail:INFO@VOLLMER-GROUP.COM

Sitz der Gesellschaft: Biberach Amtsgericht Ulm HRB 640007
Umsatzsteuer Ident-Nr.: DE 144889422
Steuer-Nr.: 54001/00142
Vertretungsberechtigte Geschäftsführer: Heinz Verfürth, Tobias Trautmann
Aufsichtsratsvorsitzender: Andreas Böhm

Unser Datenschutzbeauftragter kann über nachfolgende Kontaktdaten erreicht werden:
VOLLMER WERKE Maschinenfabrik GmbH
Datenschutzbeauftragter
Ehinger Straße 34
88400 Biberach / Riß
Deutschland

E-Mail: DATENSCHUTZ@VOLLMER-GROUP.COM

II. UMFANG UND ZWECK DER DATENVERARBEITUNG

1. Kontaktdaten/Ansprechpartner

• Name, Vorname, Anrede, Position, geschäftliche E-Mail-Adresse, geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche Faxnummer, Unternehmensname, Anschrift des Unternehmens, Rechtsform des Unternehmens, geschäftliche Bankverbindung, Umsatzsteuer-Ident-Nummer, Steuernummer, ggf. Bonitätsdaten
   

Rechtsgrundlagen dieser Datenverarbeitung:

Für Daten von Lieferanten und Kunden (Unternehmer): Anbahnung eines Vertrages bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO. Für Daten von Beschäftigten/ Ansprechpartnern des Lieferanten/Kunden: Überwiegendes berechtigtes Interesse gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht vorliegend darin, relevante Stamm-/Kontaktdaten unserer Lieferanten und Kunden zu verarbeiten und somit die korrekten Ansprechpartner im Bedarfsfall kontaktieren zu können.

2. Rechnungsbegleichung und Beanstandung

Die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Rechnungsbegleichung und Beanstandung erfolgt, um Zahlungen ordnungsgemäß zu erfassen, zu verbuchen und zu überprüfen, ob alle Zahlungen rechtzeitig und korrekt eingegangen sind. Bei Beanstandungen werden entsprechende Daten (z.B. fehlerhafte Rechnungen oder Produkte) verarbeitet, um die Probleme zu identifizieren und Lösungen zu finden.

Verarbeitete Daten:

• Kontaktdaten der Ansprechpartner: Vor- und Nachname, Firmenadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Position des Ansprechpartners
• Rechnungsdaten: Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung, Zahlungsmethoden
• Beanstandungsdaten: Grund der Beanstandung, Kommunikation im Zusammenhang mit Beanstandungen (z. B. Beschwerden oder Rückfragen), Lösungsvorschläge
   

Rechtsgrundlagen dieser Datenverarbeitung:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Die Verarbeitung der Daten ist erforderlich, um einen Vertrag zu erfüllen, d.h., um die Zahlung von Rechnungen zu ermöglichen.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): In einigen Fällen kann auch ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung bestehen, z. B., um die ordnungsgemäße Abwicklung von Zahlungen zu gewährleisten oder um Konflikte im Zusammenhang mit Beanstandungen zu lösen, wodurch die Geschäftsbeziehung
aufrechterhalten wird.

3. Lieferantenprüfung / Audits / Lieferantenselbstauskunft

Die Geschäftspartnerprüfung bzw. Audits dienen dazu, die Eignung und Zuverlässigkeit potenzieller und bestehender Lieferanten bzw. Geschäftspartner zu überprüfen. Die Prüfung umfasst u.a. Aspekte wie finanzielle Stabilität, Rechtmäßigkeit der Geschäftsführung und die Einhaltung relevanter gesetzlicher Bestimmungen (z.B. Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz).

Verarbeitete Daten:

• Kontaktdaten der Ansprechpartner: Vor- und Nachname, Firmenadresse, E-Mail- Adresse, Telefonnummer, Position des Ansprechpartners
• Unternehmensdaten: Name des Unternehmens, Rechtsform, Handelsregisternummer, Konzernzugehörigkeit/Inhaber, Sitz des Unternehmens, Steuernummer, Umsatzsteuer-ID, Gründungsjahr, Anzahl der Beschäftigten, finanzielle Daten wie Unternehmens-, Konzern- und Vollmer Umsatz im Vor- und Vorvorjahr sowie nach Prognose, Umsatz nach Märkten und Branchen, Bilanzen, Bonitätsinformationen, Bankverbindungen, Informationen über bestehende Geschäftsbeziehungen und Vertragsverhältnisse, Produkte, Produktionsstandorte sowie Verfahren und Besonderheiten, Hauptkunden samt zugehörigem Land und Umsatzanteil
• Auditspezifische Daten: Informationen zu den Geschäftspraktiken des Partners (z.B. ethische Standards, Arbeitsbedingungen, Umweltpraktiken, Normen und Richtlinien des Managementsystems, Organigramme, Prozessverantwortliche, Zuständigkeiten), Nachweise zur Einhaltung von Vorschriften (z. B. Zertifikate, Compliance-Berichte), Dokumentation zu den Ergebnissen von durchgeführten Audits (z. B. Auditberichte, Interviews mit relevanten Ansprechpartnern)
   

Rechtsgrundlagen dieser Datenverarbeitung:

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen): Die Verarbeitung der Daten ist erforderlich, um unsere rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Die Verarbeitung ist erforderlich, um Lieferanten bzw. deren wirtschaftlich Berechtigte eindeutig zu identifizieren und die Leistungsfähigkeit sowie das Ausfallrisiko des Lieferanten/Vertragspartners bewerten zu können.

4. Koordination der Leistungserbringung / Lieferung

Im Rahmen der Koordination der Leistungserbringung und Lieferung werden verschiedene Daten verarbeitet, die für die effiziente und termingerechte Ausführung von Dienstleistungen oder Lieferungen notwendig sind. Zu den regelmäßig verarbeiteten Daten gehören:

• Kontaktdaten der Ansprechpartner: Vor- und Nachname, Firmenadresse, E-Mail-Adresse, Telefon-/Mobil-/Faxnummer, Position des Ansprechpartners
• Logistik- und Versanddaten: Versandmethoden, Tracking-Nummern für Sendungsverfolgung, Lieferfristen und Zeitpläne
• Kommunikationsdaten: Korrespondenz bezüglich der Lieferung (z.B. Änderungsanfragen, Verzögerungen), Lieferscheine
   

Rechtsgrundlagen dieser Datenverarbeitung:

Art. 6 Abs. 1 lit b DDGVO (Vertragserfüllung und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Wir haben ein berechtigtes Interesse, die Koordination der Lieferung und Leistungserbringung effizient und reibungslos zu gestalten, insbesondere im Hinblick auf die Verwaltung von Bestellungen, Versand, Nachverfolgung und Kommunikation.

5. Kontaktaufnahme zur Veränderung oder Neuaufnahme der Geschäftsbeziehung und Kontaktdatenverwaltung

Bei der Kontaktaufnahme zur Veränderung oder Neuaufnahme werden Daten verarbeitet, um mit bestehenden oder potenziellen Kunden oder Lieferanten in Kontakt zu treten, um eine bestehende Geschäftsbeziehung zu ändern oder eine neue Geschäftsbeziehung aufzubauen. Dies umfasst alle Schritte zur Kommunikation (u.a. VOLLMER Newsletter), Klärung von Fragen, Verhandlungen und Anpassungen von Vereinbarungen oder Verträgen. 
Die Kontaktdatenverwaltung stellt sicher, dass die richtigen Ansprechpartner im Unternehmen oder bei den Geschäftspartnern erreichbar sind und eine effiziente Kommunikation gewährleistet wird. 

Daten zur Kontaktaufnahme für die Veränderung oder Neuaufnahme der Geschäftsbeziehung:

• Kontaktdaten der Ansprechpartner: Vor- und Nachname, Firmenadresse, E-Mail-Adresse, Telefon-/ Mobil-/Faxnummer, Position
• Gesprächs- und Kommunikationsdaten: Notizen und Protokolle zu Gesprächen (z. B. Telefonnotizen, E Mails, Besprechungsprotokolle), Informationen zu geplanten Vertragsveränderungen oder neuen Vereinbarungen, Informationen zu weiteren Anforderungen des potenziellen oder bestehenden Geschäftspartners (z. B. Produktanforderungen, Dienstleistungen, Zahlungsbedingungen)
• Statistische Erhebung und Analysen: Unser Newsletter enthält einen sog. „web-beacon“, d.h. eine pixelgroße Datei, die beim Öffnen des Newsletters von dem Server des Versanddienstleisters abgerufen wird. Im Rahmen dieses Abrufs werden zunächst technische Informationen, wie Informationen zum Browser und Ihrem System, als auch Ihre IP-Adresse und Zeitpunkt des Abrufs erhoben. Diese Informationen werden zur technischen Verbesserung der Services anhand der technischen Daten oder der Zielgruppen und ihres Leseverhaltens anhand derer Abruforte (die mit Hilfe der IP-Adresse bestimmbar sind) oder der Zugriffszeiten genutzt. Zu den statistischen Erhebungen gehört ebenfalls die Feststellung, ob die Newsletter geöffnet werden, wann sie geöffnet werden und welche Links geklickt werden. Diese Informationen können aus technischen Gründen zwar den einzelnen Newsletter Empfängern zugeordnet werden. Es ist jedoch weder unser Bestreben noch das des Versanddienstleisters, einzelne Nutzer zu beobachten. Die Auswertungen dienen uns viel mehr dazu, die Lesegewohnheiten unserer Nutzer zu erkennen und unsere Inhalte auf sie anzupassen oder unterschiedliche Inhalte entsprechend den Interessen unserer Nutzer zu versenden.

Rechtsgrundlagen dieser Datenverarbeitung:

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Das berechtigte Interesse besteht darin, die vertraglich vereinbarten Leistungen zu verändern oder diese neu zu vergeben. Bestehende oder potenzielle Kunden sollen über Neuerungen rund um das angebotene Leistungsspektrum in der Weise informiert werden, die sowohl unseren geschäftlichen Interessen dient als auch den Erwartungen der Nutzer entspricht.

Des Weiteren haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Kontaktdaten aktuell zu halten, um eine effiziente Kommunikation zu gewährleisten.

Bitte beachten Sie auch weiterführende Informationen in unserer Datenschutzerklärung auf unserer Website https://www.vollmer-group.com/de/common/datenschutz.

III. EMPFÄNGER IHRER DATEN

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder im Rahmen der Bearbeitung und Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. 

Eine darüberhinausgehende Weitergabe Ihrer Daten an weitere Empfänger erfolgt ausschließlich:

• Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Übermittlung an Dritte erteilt haben.
• Im Zusammenhang mit der Vertragsabwicklung.
• Zu Zwecken der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, nach denen wir zur Weitergabe von Daten verpflichtet sind (z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte).
• Aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses des Dritten im Rahmen der genannten Zwecke (z.B. Gutachter, Rechtsanwälte).

Auftragsverarbeiter

Soweit erforderlich und gesetzlich zulässig, übermitteln wir personenbezogene Daten an sorgfältig ausgewählte externe Dienstleister, die uns bei der Erbringung bestimmter Dienstleistungen unterstützen. Dies betrifft insbesondere Dienstleister, die mit der Organisation, Dokumentation und Verwaltung im Zusammenhang mit den oben genannten Zwecken betraut sind. Diese Dienstleister handeln ausschließlich gemäß unseren Weisungen.

Mit allen Dienstleistern wurden die erforderlichen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen, um sicherzustellen, dass der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit gewährleistet ist.
Im Zuge der Inanspruchnahme dieser Dienstleister kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten auch in Drittländer übermittelt werden. Für diese Übermittlungen haben wir gemäß den gesetzlichen Vorgaben geeignete Schutzmaßnahmen ergriffen. Sofern kein Angemessenheitsbeschluss durch die EU-Kommission gemäß Art. 45 DSGVO besteht, werden andere geeignete Garantien umgesetzt, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten.

Bonitätsprüfung

Wir übermitteln relevante Daten (u. a. Name des Unternehmens, Rechtsform, Anschrift, ggf. Daten zu wirtschaftlich Berechtigten) im Rahmen der Vertrags-/Geschäftsbeziehung aufgrund unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) zum Zwecke der Bonitätsprüfung und dem Bezug von Informationen zur Beurteilung des Zahlungsausfallrisikos, die auf Basis von mathematisch-statistischen Verfahren unter
Verwendung von den vorgenannten Daten ermittelt wurden, an Auskunfteien.

Wie verwenden hierfür folgende Auskunftei:
Verband der Vereine Creditreform e. V., Hammfelddamm 13, 41460 Neuss, DE
(Webseite: https://www.creditreform.de/datenschutz)

Weitergabe an Tochtergesellschaften

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an verbundene Gesellschaften erfolgt ausschließlich mit einer entsprechenden Rechtsgrundlage und nur, wenn sie für die jeweiligen Zwecke der Datenverarbeitung erforderlich ist. Dies kann insbesondere die Weitergabe von Kontaktdaten umfassen.
Diese Datenweitergabe dient dazu, innerhalb der Unternehmensgruppe einen einheitlichen Standard für Geschäftsprozesse zu gewährleisten und es anderen Gesellschaften der Gruppe zu ermöglichen, intern die richtigen Ansprechpartner zu finden.
Der Zugriff auf diese Informationen ist auf Gesellschaften der VOLLMER WERKE Maschinenfabrik GmbH beschränkt. 

Die Bereitstellung der Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um konzernweit einen zentralen und einheitlichen Standard für Einkaufs- und Geschäftsprozesse zu etablieren.

IV. DAUER DER VERARBEITUNG 

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist, d. h. in der Regel für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie der vollständigen Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses. Darüber hinaus beachten wir die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, insbesondere die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO).
Die Verjährungsfristen können gemäß den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches bis zu dreißig Jahre betragen; die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Zudem sind die steuerrechtlichen, handelsrechtlichen, abgabenrechtlichen und sonstigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten. Die hierfür vorgesehenen Aufbewahrungs- bzw. Dokumentationsfristen reichen in der Regel von sechs bis acht Jahren.

V. VERPFLICHTUNG ZUR BEREITSTELLUNG DER DATEN

lm Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung eines Vertrages oder für vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

VI. AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG EINSCHLIESSLICH PROFILING

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling.

VII. BETROFFENENRECHTE

Als von der Datenverarbeitung betroffene Person haben Sie das Recht auf 

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Datenlöschung (Art. 17 DSGVO) und
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und
• die von Ihnen erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). 

Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Ebenso unberührt bleibt eine weitere Verarbeitung dieser Daten aufgrund einer anderen Rechtsgrundlage, etwa zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z.B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Datenverarbeitung nicht zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist. 

Sollten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, bitten wir Sie um die Darlegung der Gründe. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können Ihnen gegenüber nachweisen, dass zwingende schutzwürdige Gründe an der Datenverarbeitung Ihre Interessen und Rechte überwiegen. 

Ausübung der Betroffenenrechte 

Bitte wenden Sie sich zur Ausübung oben genannter Rechte an die in Punkt I. genannte Adresse.

Anfragen, die elektronisch eingereicht werden, werden in der Regel elektronisch beantwortet.

Bestehen begründete Zweifel an ihrer Identität, dürfen wir, zum Zwecke der Identifizierung, zusätzliche Informationen von Ihnen verlangen. Ist uns eine Identifizierung nicht möglich, sind wir berechtigt, die Bearbeitung ihrer Anfrage zu verweigern. Über eine fehlende Möglichkeit zur Identifikation werden wir Sie nach Möglichkeit gesondert benachrichtigen (siehe Art. 12 Abs. 6 und Art. 11 DSGVO).

Auskunfts- und Informationsbegehren werden in der Regel unverzüglich, innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage bearbeitet. Die Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, soweit dies unter Berücksichtigung der Komplexität und/oder der Anzahl der Anfragen erforderlich ist. In diesem Fall werden wir Sie innerhalb eines Monats nach Eingang ihrer Anfrage über die Gründe für die Verzögerung informiert.

Sollten wir auf einen Antrag hin nicht tätig werden, werden wir Sie unverzüglich innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags über die Gründe hierfür unterrichten und Sie über die Möglichkeit, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf in Anspruch zu nehmen, informieren (siehe Art. 12 Abs. 3 und Abs. 4 DSGVO).

Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Betroffenenrechte nur im Rahmen von der Union oder den Mitgliedsstaaten vorgesehener Einschränkungen und Beschränkungen ausüben können. (Art. 23 DSGVO).

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes (Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg) wenden (Art. 77 DSGVO). 

VIII. ÄNDERUNG UND AKTUALISIERUNG DER DATENSCHUTZHINWEISE

Wir behalten uns das Recht vor, unsere Datenschutzerklärungen zu ändern, falls dies aufgrund neuer Datenverarbeitungstätigkeiten durch uns, neuer Technologien oder gesetzlichen Anforderungen notwendig sein sollte. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihnen die jeweils aktuelle Version vorliegt.

Letzte Änderung: 07.04.2026